เวลาที่เราต้องทำการพรีเซนต์งานต่างๆ ทั้งตอนเมื่อสมัยเรียนจนมาถึงเวลาตอนทำงาน เราก็ยังคงใช้โปรแกรม PowerPoint ในการ Presentation กันอยู่ตลอดเวลา แต่รู้ไหมว่าการที่จะทำให้งานที่เราพรีเซนต์ออกมาให้สมบูรณ์แบบที่สุด ไม่ใช่แค่เพียงตอนที่เรากำลังพูดนำเสนองานเท่านั้น แต่สไลด์งานบน PowerPoint ก็มีส่วนสำคัญที่จะช่วยทำให้งานของเราน่าสนใจ สามารถดึงดูดผู้อ่านให้คล้อยตามและยังทำให้ผู้อ่านเข้าใจสิ่งที่เรานำเสนอได้ง่ายยิ่งขึ้นอีกด้วย ซึ่งเราก็มีเทคนิคการทำ PowerPoint ในการนำเสนอข้อมูลงานไม่ให้น่าเบื่อ ดูน่าสนใจ เข้าใจง่าย และดูมีความเป็นมืออาชีพมากยิ่งขึ้นมาฝาก….

เทคนิคการทำ PowerPoint ให้สวยโดนใจ

1. หลีกเลี่ยงการใช้ Template สำเร็จรูปจากโปรแกรม PowerPoint

เพราะบางครั้งการใช้ Template สำเร็จรูปที่โปรแกรมมีไว้ให้เรานั้น ก็ไม่สามารถทำให้งานของเรามีความน่าสนใจหรือน่าอ่านเลย แต่การที่เราได้ออกแบบใหม่เอง จะทำให้เรารู้ว่าส่วนไหนควรวางอะไร ควรใช้สีอะไรถึงเหมาะสม แล้วก็ควรใส่ข้อความลงไปเท่าไหร่จึงจะทำให้ผู้อ่านสนใจ

2. Flat Design เรียบง่าย สดใส และชัดเจน

Flat Design คือการออกแบบทุกอย่างให้ดูแบนราบ ลดการใช้องค์ประกอบทุกอย่างที่มีมิติ ไม่ว่าจะเป็นการใช้แสงและเงา การใส่พื้นผิวให้กับวัตถุ การไล่สี และยังรวมไปถึงสิ่งอื่นๆ ที่จะทำให้วัตถุลอยออกมา เพราะเราต้องเน้นให้บทความให้ดูเด่นกว่าสิ่งอื่นใด ดังนั้นหน้าตาของ Flat Design จึงเป็นอะไรที่ดูเรียบง่าย สะอาดตา แต่ก็จะมีจุดเด่นในการสีสันที่สดใส จากเดิมที่เราใช้แค่ 2-3 สี แต่การ Flat Design จะใช้สีถึง 6-8 สีด้วยกัน เพราะเมื่อทุกอย่างในงานของเราดูเรียบง่าย เน้นบทความแล้ว จึงต้องใช้สีต่างๆ เข้ามาช่วยในการทำใไ้คนอ่านจดจำได้ง่ายยิ่งขึ้น โดยมีขั้นตอนง่ายในการทำดังนี้

·         ภาพนิ่งของเราควรจะเรียบง่ายและสื่อความหมายออกมาได้ชัดเจน

·         กำจัดข้อมูลที่ไม่จำเป็นออกไป เพื่อความไม่ยุ่งเหยิง อย่าใช้ข้อความตัวอักษรที่เยอะเต็มหน้าสไลด์จนเกินไป ควรมีที่ว่างเอาไว้ด้วย เพราะจะทำให้ผู้อ่านได้ง่ายยิ่งขึ้น

·         หลีกเลี่ยงการใช้เอฟเฟคมากจนเกินไป เพราะจุดมุ่งหมายของเราอยู่ที่การสื่อสารให้ผู้อ่านเข้าใจและจดจำง่าย ไม่ได้ทำเพื่อที่จะได้รางวัลออสการ์

·         ใช้ภาพเคลื่อนไหวเท่าที่จำเป็น ยกตัวอย่างเช่น ข้อความบินได้หรือข้อความกระพิบสามารถดึงดูดความสนใจของผู้อ่านได้ แต่ควรใช้กับเฉพาะข้อความที่เป็นหัวข้อ (Topic) เท่านั้น

·         เสียงเอฟเฟคที่มาพร้อมกับภาพเคลื่อนไหว หลีกเลี่ยงได้จะดีที่สุด

3. Mix and Match ตัวอักษร

ตัวอักษร (Fonts) ถือเป็นจุดดึงดูดใจแรกๆ ในการทำ PowerPoint การเลือกใช้ตัวอักษรที่ไม่ซ้ำซากจำเจเป็นอีกหนึ่งเคล็ดลับในการทำงานที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการนำเสนอของเราให้ดูดีเป็นที่จดจำมากขึ้น ด้วยการผสมและจับคู่ตัวอักษร 2-3 แบบในงาน Presentation (ใช้ตัวอักษรเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ จะทำให้งานเราดูแตกต่างจากคนอื่น) ซึ่งมีเทคนิคการทำดังนี้

·         ใช้ตัวอักษรขนาดใหญ่ที่ง่ายต่อการอ่าน (อย่างน้อย 24 point)

·         อย่าใช้ตัวอักษรที่เป็นตัวหนาทั้งหมด ควรใช้เน้นเฉพาะคำสำคัญหรือวันที่

·         เลือกตัวอักษรสีเข้มบนพื้นหลังสีสว่าง ยกตัวอย่างเช่น พื้นหลังสีขาวและสีเหลือง ควรเลือกใช้ตัวอักษรสีดำหรือสีน้ำเงินเข้ม ถ้าพื้นสีเข้มก็ควรเลือกใช้ตัวอักษรสีอ่อน แต่สำหรับเทรนด์ของ Flat Design จะนิยมใช้เป็นตัวอักษรสีขาวบนพื้นหลังสีเข้ม หรือพื้นหลังที่เป็นรูปภาพนั่นเอง

·         อย่าลืมกฎ “7×7” คือ อย่าให้เกิน 7 คำต่อ 1 บรรทัด และอย่าให้เกิน 7 บรรทัดต่อหนึ่งสไลด์

·         หลีกเลี่ยงความจำเจจากการใช้ตัวอักษรแบบเดิมๆ ไม่ว่าจะเป็น Angsana, Cordia และ Times New Roman ลองหาฟอนต์ใหม่ๆ ให้เข้ากับงาน โดยสามารถเลือกดาวน์โหลดได้ฟรีจากเว็บไซต์ต่างๆ ที่เปิดให้เราสามารถดาวน์โหลดได้ฟรีทั้งแบบภาษาไทยและภาษาอังกฤษ เช่น เว็บไซต์ www.f0nt.com และ www.fontsquirrel.com

4. เลือกสีดี มีชัยไปกว่าครึ่ง

อย่าลืมนะว่า… สีสามารถกระตุ้นอารมณ์และความรู้สึกของคนเราได้ การเลือกสีที่เหมาะสมจะสามารถโน้มน้าวและสร้างแรงจูงใจในการอ่านได้ เพียงแค่จำไว้ว่า สีสามารถแบ่งออกเป็น 2 ประเภท คือ สีโทนเย็น (Cool colors) เช่น สีฟ้าและสีเขียว และสีโทนอบอุ่น (Warm colors) เช่น สีส้มและสีแดง โดยสีโทนเย็น จะเหมาะสำหรับทำเป็นพื้นหลัง (Background) และสีโทนอบอุ่น ไว้สำหรับเป็นสีของข้อความ (Text)

5. ภาพหนึ่งภาพ… แทนคำพูดนับพันคำ

ภาพหนึ่งภาพแทนคำพูดดีๆ ได้นับร้อยนับพันคำ สามารถดึงดูดใจและสร้างแรงบันดาลใจไปยังผู้ชมให้ได้รับรู้ถึงเป้าหมายและประเด็นที่คุณต้องการนำเสนอ แต่ก็มีข้อควรระวังในการเลือกใช้ภาพเหมือนกันนะ เพราะในปัจจุบันมีกฎหมายลิขสิทธิ์เกี่ยวกับภาพถ่ายกล่าวไว้อย่างชัดเจน แต่ก็ยังมีอีกหลายเว็บไซต์ที่สามารถดาวน์โหลดภาพและภาพถ่ายมาใช้ได้ฟรี ไม่มีลิขสิทธิ์และค่าใช้จ่ายแต่อย่างใด 

6. Infographic

การนำเสนอแบบอินโฟกราฟฟิก คือการนำเสนอโดยใช้รูปภาพมาช่วยดึงดูดความสนใจของผูอ่าน โดยต้องพยายามนำเสนออินโฟกราฟฟิกในรูปแบบใหม่ๆ จะช่วยให้น่าสนใจมากกว่า กราฟแผนภูมิแท่งหรือแบบวงกลมแบบทั่วๆ ไป